NExpert

                                          
                                                                       글 싣는 순서 
                                                      1. 회의실 위치 선정의 중요성 (포스코와 SKT)
                                                      2. 계륵, 회의실 인테리어 (두산 인프라코어와 이마트)
                                                      3. HD급 화상회의 시스템과 연동에 대한 오해 (미래 에셋과 삼성전자)
                                                      4. 미래를 그린다 (송도 게일 인터네셔널 코리아와 기업은행)
                                                      5. 전화국이 텔레프레즌스를 연결하는 미래를 품다 (KT)
                                                      6. 데모용 텔레프레즌스 새로운 협업 환경으로 이끌다 (시스코와 폴리콤)
                                                      7. 기업이 고객을 만나다, B2B 솔루션에 반한 (Amkor)
                                                      8. 텔레프레즌스의 배꼽 전용 회선 임대비용

이제 시스코, 폴리콤, 텐드버그에서 텔레프레즌스를 출시한 지 적게는 1 년 많게는 3년이 넘었습니다. 한국에서도 이제 텔레프레즌스 시스템이 안정적으로 정착하였기에, 국내 도입 기업을 중심으로 텔레프레즌스 도입 사례를 분석하려고 합니다. 텔레프레즌스가  도입된 후 기업의 업무 환경이나 혐업 문화가 어떻게 정착되었는 지, 성공적이였거나 실패하였다면, 그 원인은 무엇인지를 조명해 보겠습니다. 

텔레프레즌스의 꽃이라고 할 수 있는 시스코의 CTS 3000, 폴리콤의 TPX 306M, 텐드버그의 T3를 도입한 사례를 중심으로 살펴보겠습니다. 도입 기업 사례는 시스코와 텐드버그를 중심으로, 데모용 도입 사례는 시스코와 폴리콤을 중심으로 살펴보겠습니다. 데모용 장비가 폴리콤과 시스코가 보유하고 있으며, 텐드버그는 데모장비가 없는 것으로 알고 있습니다.

참조된 자료는 언론에 보도된 자료와 지나가다가 들은 풍문이 중심입니다. (^^) 정확성은 조금 떨어지지만, 전체적인 흐름을 파악하는 데는 문제가 없을 것입니다. 기본적인 텔레프레즌스 정의나 장비 설명은 생략하도록 하겠으며, 궁금하신 분들은 텔레프레즌스 카테고리 내의 포스팅된 자료를 참고하시기 바랍니다. .

국내 최초의 텔레프레즌스를 도입, 포스코
포스코는 국내 최초의 텔레프레즌스를 도입 사레로써 그 의미가 매우 높습니다. 포스코는 전통적으로 화상회의 시스템을 이용한 원격회의가 정착된 회사입니다. 이미 서울 광양 포항 3개 지역에 대형 화상회의실을 갖추고 정기회의 및 임원회의를 위해 주로 사용하였으며, 다수의 HD급 및 SD급화상회의를 도입하여 적극적으로 직원들이 사용하고 있었습니다. 따라서, 직원들은 화상회의에 대한 장점을 충분히 인지하고 있었습니다. 

포스코의 도입사례를 구체적으로 살펴보겠습니다.

• 도입 목적 (정기 임원 회의 및 임원간의 협업 증대)
  2007년 말 2008년 초 사이 시스코 및 포스코에 의해 많은 기사가 양산되었으며, 주요 목적은 “임원들간의 정기 미팅 및 협업 증대를 통해 의사 결정 과정의 효율화”였으며, 도입 후 활용 효과를 보고 해외 및 국내 주요 지사로 확대하여 일반 직원들도 활용하도록 할 계획을 가지고 있었습니다.
  
  포스코는 국내의 서울, 광양, 포항 3개 사이트 연결이였기에 15Mbps이상의 대역폭을 요구하는 CTS 3000의 도입에 회선은 큰 장애가 되지 않았습니다.
  
  
• 활용 (활용도 저조)
  2008년 중반 IT TODAY에 “텔레프레즌스, 국내 고객을 위한 배려심 보여달라”라는 기사가 났습니다. 이 기사는 시스코 경쟁사에 의해 만들어진 기사라는 느낌을 확 받을 수 있는 내용이지만, 포스코의 현재를 어느정도 가늠할 수 있습니다. 주요 내용은 “선진적인 IT 시스템의 포스코화 실패”라는 내용으로 수직적 구조의 포스코가 수평구조를 지향하는 텔레프레즌스의 대면회의 형식에 적응하지 못하고 있다는 것입니다.
  
  즉, 도입 후 6개월이 지났지만 활용도가 저조하다는 것을 입증하고 있으며, 결국 HD급 화상회의를 도입하여 실무자 위주로 사용하고 있으며, 현재에도 마찬가지로 저조한 활용도가 낮습니다. 
  
  
• 분석 (텔레프레즌스 회의실 설치 장소 선정의 실패)
  포스코는 2002년도 기사에 보면 “6시그마 무장 ‘포스코 DNA 바꾼다’”라고 포스코 신문에 기사가 났었습니다.  6시그마를 도입하여 일하는 방식과 사고 방식을 바꾸기 위해 노력하여 경영혁신을 이룩한 기업으로, 6시그마의 대표적인 도입 사례가 된 기업입니다. 이런 장점은 업무 혁신을 이룩하기 위해 새로운 기술을 빠르게 도입하여 회사 업무에 적용하고, 텔레프레즌스를 도입하는 데 있어서도 국내 최초로 도입하는 데 주저함이 없었습니다. 
  
  이런 포스코가  텔레프레즌스 시스템의 도입 초기 회의실 위치 선정에 약간의 실수를 하게 됩니다. 도입 목적에 따라 임원실 옆에 텔레프레즌스 회의실을 구축한 것입니다. 수평적인 구조가 안착되어 있는 일반 중소기업이나 다국적 기업이라면 아무런 문제가 되지 않았겠지만, 특히, 위로 갈수록 수직적 관계가 형성되어 있어,
일반 직원이나 서열이 낮은 임원들이 텔레프레즌스 회의실을 자연스럽게 드나드는 것을 어렵워 하면서 활용도가 현저하게 낮았습니다. 최초 도입은 임원용이였지만, 실제 활용도를 높이기 위해서는 일반 직원들의 자유로운 회의실 출입과 업무 협의 분위기 일 것입니다. 포스코의 수직적 구조가 많이 없어졌다고는 하나 나이가 많은 분들 특히 임원들은 쉽게 바뀌지 않는 것입니다. 이를 간과한 것이 사용률이 저조한 큰 이유일 것입니다. 

아마도 텔레프레즌스 회의실을 일반 회의실 옆에 두었다면, 지금쯤 처음 계획처럼 해외 및 국내 지사에 추가적으로 도입하여 사용하였을 것입니다. 현재 포스코 및 계열사에서는 기존의 HD급 화상회의 시스템을 더 많이 도입하여 사용하고 있습니다. 직원들에게 IP 주소를 눌러서 회의를 개최하게 하고, 계열사간 회의 연결 시에 어려움이 많아 복잡한 방식으로 회의를 개설하고 있습니다. 예약 스케줄링 시스템이 화상회의 시스템과 연동되지 않아 별도로 동작하고 있는 등 기존 화상회의 시스템의 문제점들을 고스란히 안고 있습니다.

국내 최초로 텔레프레즌스를 도입한 기업으로 협업 (Collaboration) 증대 및 새로운 회의 문화 정착으로 6시그마의 성공 모델이 된 것처럼 새로운 협업의 모델이 될수도 있었지만, 포스코의 수직적 구조와 회의실 위치 선정 실패는 아쉬움으로 남습니다.

임원용 뿐만 아니라 실무자를 위한 텔레프레즌스 회의를 통해 활용도를 극대화하고자 한다면, 지금이라도 재인테리어 비용을 들여서라도 회의실을 옮겨야 할 것입니다. 또한, 직원들이 원하는 화상회의 형태를 좀 더 구체화할 필요가 있습니다.



• 분석 후기
  제가 포스코 화상회의와 관련된 일을 몇번 하였기에 화상회의 시스템에 좀 자세하게 알 수 있었습니다. IT 통신 인프라 컨설팅, 몇몇 화상회의 소개, 기술 지원 등으로 좀 자세한 정보를 얻을 수 있었으며, 특히나 언론에 발표된 기사들이 매우 자세하여 쉽게 분석할 수 있었습니다. 참고로, 사례 분석 말미의 제언은 이미 포스코 내부에서도 대두되고 있는 방안입니다.

국제 회선 임대를 통해 3개국을 연결한 SK 텔레콤
제목만 봐도 SK 텔레콤은 성공적으로 텔레프레즌스를 도입한 기업입니다. IT Daily 의 2008년 11월자 뉴스에 “SKT ‘텔레프레즌스, 값어치 톡톡히 한다”라는 기사가 났습니다. SKT는 SD급 화상회의 시스템을 임원들과의 월간회의 용도로 사용하였으나, 화질이 너무 좋지 않아 활용도가 매우 저조한  상황에서 2006년 말부터 SD급 화상회의 시스템을 HD급으로 교체 작업을 하고 있었습니다. 2007년 초 Full HD (1080p) 화상회의 솔루션인 텔레프레즌스 시스템의 도입을 검토하게 됩니다.

• 도입 목적 (실무자를 위한 대면회의 효과 확보 및 CEO의 의지)
  처음 출발은 SD급 화상회의 시스템을 HD 시스템으로 교체하던 중 텔레프레즌스까지 도입을 검토하게 되었습니다. CEO의 텔레프레즌스 시스템에 대한 의지가 있었으나 값비싼 텔레프레즌스 도입 비용과 회선 임대 비용으로 인해 실무자들의 반대가 심했습니다. 실제 기존의 영상회의 시스템을 모두 텔레프레즌스로 교체한다면, 엄청난 비용이 소요될 것이였습니다. 그러나, 대면회의 효과를 얻을 수 있는 Full HD급에 대한 요구가 점점 증대되고 있었습니다.   
  
  
• 활용 (하루 4회 이상의 적극적인 활용도)
  실무자들의 접촉이 많은 한국, 미국, 중국 3개국에 각각 CTS 3000을 설치하였으며, 도입초기 주 1~2회에 그치던 텔레프레즌스 미팅이 입소문이 나면서 하루 4회이상 회의가 이루어지고 있습니다. 현재, 실무진들의 잦은 텔레프레즌스 회의 요청으로 인해 오전에는 미국과 오후에는 중국과 텔레프레즌스 회의를 하도록 하였으며, 실무진들이 더 많이 증설해 줄 것을 요청하기도 한다고 합니다.  
  
  
• 분석 (철저한 수요 예측에 입각하여 실무자용에 초점)
  SKT는 고가의 장비 도입 비용과 회선 임대 비용으로 인해 텔레프레즌스 도입에 실무자들의 반대가 심했으며, 기존의 SD급 장비를 HD급 장비로 교체하는 정도로도 낮은 영상 품질로 인한 활용도 저하를 충분히 극복할 수 있다고 생각했었습니다. 그러나, 대면 회의의 필요성 증대와 대표 이사의 강력한 의지(?)로 텔레프레즌스 시스템을 도입하게 됩니다. 
  
  도입이 결정되면서, SKT는 정확한 수요 예측으로 대면회의 효과를 가장 필요로 하는 –즉, 출장이 빈번한 - 중국 한국 미국 3개국을 선정하였습니다. 또한, 회의실 위치 선정에 있어서도 임원용으로 하여 사장실 근처에 설치할 지와 실무자용으로 하여 일반 회의실 근처에 설치할 지를 고민할 때, 시스템이 활용도를 높이기 위해 실무자용으로 결정합니다. 즉, 기존 HD급 화상회의 시스템은 임원들의 월간회의 용도로, 텔레프레즌스 시스템은 실무자들의 업무 협의 용도로 선택한 것입니다. 또한, 텔레프레즌스 홍보 판넬 및 이용 방법 설명 등을 통해 누구나 한번 즈음 사용해보고 싶도록 유도하였습니다.
  
  짧은 기간 내의 텔레프레즌스의 활용도를 극대화 할 수 있었던 요인은 다음과 같습니다.
        첫째, 철저한 수요 예측에 따른 설치 장소(국가) 선정
        둘째, 실무자용으로 결정하여 일반 회의실과 동일한 곳에 텔레프레즌스 회의실 배치
        셋째, 실무진에게 적극적인 홍보와 활용 방법 설명 및 교육 
  
  텔레프레즌스의 강점인 누구나 쉽게 사용할 수 있도록 직관적인 유저 인터페이스를 유지한다는 점과 충분한 대면회의 효과를 얻을 수 있는 점을 적극 활용한 사례입니다. 또한, 텔레프레즌스 회의가 자연스럽게 증가하면서 다음과 같은 부수적인 이점도 얻을 수 있었습니다.
        첫째, 사용자들의 영상회의 만족도 증가
        둘째, 출장비 절감
        셋째, 대면 회의 효과로 인한 업무 생산성 향상
  
  SKT는 텔레프레즌스를 단순한 업무 협의 용도에 그치지 않고, 사내방송, 직원 면접, 해외 시장 동향 파악 등 다양하게 활용하고 있습니다.  결국, 투자 대비 효과 측면에서 수치상으로 판단할 수 없는 더 많은 것을 얻을 수 있었던 사례입니다.
  
  
•  분석 후기
  일반 네트워크 장비 가운데 실제 직원들이 경험하게 되는 장비는 IP Phone과 영상 시스템일 것입니다. 라우터, 스위치, IP PBX와 같은 제품들은 시스템 관리자만이 경험하게 됩니다. 이러한 고객 접점의 장비들은 “경험적 요소”가 매우 중요합니다. 그러므로, 단순히 관리자만이 잘 알고 잘 사용하면 되는 장비가 아닌 모든 직원들이 쉽게 사용할 수 있어야 하며, 업무에 적극 활용할 수 있어야 합니다.
  
  SKT의 사례는 이러한 “경험”에 관해 적극적으로 고민하여 그 답을 찾은 사례일 것입니다. 시스코의 Telepresece Cisco on Cisco의 자료를 보면, 텔레프레즌스 회의실이 증가할 수록 텔레프레즌스 회의는 더 자주 이루어지며, 직원들의 업무 프로세스가 변화한다고합니다. SKT는 모범적으로 텔레프레즌스를 도입하여 사용하고 있는 만큼, 지금처럼 수요 예측을 통해 추가적인 도입을 주저하지 말아야 할 것입니다.

마치며
지금까지 포스코와 SKT의 회의실 위치를 기준으로 본 텔레프레즌스 회의실의 활용도를 살펴보았습니다. 고가의 장비를 도입하는 만큼 충분히 활용될 수 있어야 하며, 기존의 HD 또는 SD급 화상회의 시스템과는 달리 편리한 사용자 환경은 실무자 즉 직원들 위한 설계입니다. 성공적인 텔레프레즌스 도입을 위해서는 많은 직원들이 쉽게 사용해야 하며, 도입 시에 다음과 같은 것이 고려되어야 합니다. 

• 반드시 실무자용 텔레프레즌스로 도입할 것
  실무자용을 임원들이 사용할 수 있지만, 임원요을 실무자가 사용하기는 어렵습니다.
  
  
• 실무자가 쉽게 접근할 수 있는 반경 내에 텔레프레즌스 회의실 선정
  실무자용으로 아무리 설계하여도 회의실로 가기 위한 단계가 복잡하거나 높으신 분들 옆을 지나가야 한다거나 하는 것은 치명적인 단점입니다. 또한, 임원분들이 사용하기 불편하다면 개인용 텔레프레즌스를 임원실 근처 비치하는 것이 차라리 효과적입니다.
  
  
• 실무진의 의견을 반영한 텔레프레즌스 포트폴리오 선정
  텔레프레즌스를 도입하기로 하였다면, 철저하게 실무진을 중심으로 판단하여야 합니다. 6인용 시스템이 적합한 곳과 2인용 시스템이 필요한 곳을 정확하게 비용이 아닌 실무진의 업무 특성에 따라 결정하여야 합니다. 잘모르는 IT 관리자의 임의 판단은 비용 낭비를 초래하거나 저조한 사용률의 원인이 됩니다. 그룹간 미팅이 많은 곳은 CTS 3000 이나 T3를, 일대일 미팅이 많은 곳은 CTS 1100 이나 T1을, 인원수에 따라서가 아닌 미팅 환경에 따른 장비 도입이 필요합니다.
  
  
• 높은 활용도를 위한 실무진 교육과 홍보
  시스템의 활용도가 제 궤도에 오를 때까지 끊임없이 교육하고 홍보하는 것은 필수적입니다. 이는 IT 관리자에게 맡겨지는 것이 아닌 실무진에게 경영진의 의지가 정확하게 전달되도록 할 필요가 있습니다. 
  
  
• 기업의 회의 또는 협업 문화를 고려
  기업의 협업 문화가 수직적 구조인지 수평적 구조인지를 확인할 필요가 있습니다. 또한, 면대면 회의가 반드시 필요한 구조인지, 영상회의 나 음성 회의가 자주 일어나는 업무 형태를 파악해야 합니다. 이는 절대 IT 관리자가 쉽게 인지할 수 없는 부분이기도 합니다. 이는 텔레프레즌스가 빠르게 정착될 수 있는 지 또는 정착시키기 위해 무엇이 필요한지를 결정할 수 있는 주요한 요소 입니다.
  
  

후기
처음에는 단순하게 각각의 사이트에 대한 장단점을 장표로만 비교하려던 것이 일이 커져서 연재가 되어 버렸습니다.  아직도 마무리 하지 못한 연재가 5개가 넘는 데... 연재 개수를 줄이지 못하고 계속 늘리기만 하는 연재병은 언제 고쳐질런지.. 쩝.....-,-:?

텔레프레즌스 도입을 고려하는 분들에게는 좋은 내용이 되리라 생각합니다.  

-----------------------------------------
라인하트 (linecard@naver.com)